روش‌های موثر ارائه بازخورد مدیریتی برای بهبود عملکرد تیم
بسیاری از ما در مسیر حرفه‌ای و حتی یادگیری از دریافت بازخورد می‌ترسیم. ریشه این ترس احتمالاً در نگرانی از این است که دیگران به نقص‌ها و ضعف‌های احتمالی ما پی ببرند. با این حال، زندگی اجتماعی و کاری بدون دریافت بازخورد امکان‌پذیر نیست. چالش بزرگ‌تر زمانی پیش می‌آید که به عنوان مدیر موظف هستید بازخورد مدیریتی دهید، چرا که این بازخورد برای ارتقای عملکرد کارکنان حیاتی است. طبیعی است که نمی‌خواهید کارکنان خود را غمگین کنید، اما عکس‌العمل آن‌ها به بازخورد شما اغلب خارج از کنترل شماست. ممکن است یک کارمند تدافعی شود، دیگری عصبانی شود و برخی هم به طور بازپذیرش بازخورد را نشان دهند. در هر صورت، شما به عنوان مدیر می‌توانید بازخورد خود را تا حد امکان سودمند و سازنده بیان کنید.
بازخورد مدیریتی چگونه بیان می‌شود؟
همان‌طور که اشاره شد، هرچند ارائه و دریافت بازخورد در نگاه اول دلپذیر نباشد، اما اگر روش بیان آن صحیح و مناسب باشد، می‌توان از اثربخشی آن اطمینان داشت. برای ارائه بازخوردی صادقانه و بی‌طرف، رعایت نکات زیر پیشنهاد می‌شود:
🔗 بیشتر بخوانید: چرا خرید وفروش‌گران حرفه‌ای قبل از هر چیز نقدشوندگی صرافی را بازدید می‌کنند؟_دانستنی
- نیت مثبت خود از ارائه بازخورد را شفاف اعلام کنید.
- بازخورد و انتظار خود را به صراحت و به زبان ساده بیان کنید.
- تأثیرات و پیامدهای موضوع مورد بازخورد را تشریح کنید.
- بر نقاط قوت فرد مورد نظر تمرکز کنید.
- اقدامات عملی و گام‌های پیش رو را پیشنهاد دهید.
تصورات کلیشه‌ای مدیران درباره بازخورد مدیریتی
اکثریت مدیران تصورات قالبی و کلیشه‌ای در ذهن دارند که مانع از ارائه بازخورد در موقع می‌شوند. با این حال، مدیران باید بدانند که بازخورد در موقع، صادقانه و سودمند هم راهگشای کارکنان است و هم برای سازمان. بیشتر مدیران به اشتباه فکر می‌کنند:
۱. فرآیند ارائه بازخورد طولانی و خسته‌کننده است.
🔗 بیشتر بخوانید: ۱۰ توانایی سازمانی الزامی برای پیروزی شغلی_دانستنی
۲. بازخورد ارائه شده باید کامل و بی‌نقص باشد.
۳. ارائه بازخورد ممکن است به سوءتفاهم منجر شود.
در ادامه این مقاله، قصد داریم این تصورات رایج را بررسی و راهکارهایی برای رفع آن‌ها ارائه دهیم. با ما همراه بمانید:
تصور کلیشه‌ای اول: فرآیند طولانی و خسته‌کننده
این تصور بر این است که گفتن بازخورد می‌تواند به مکالمه‌ای طولانی و خسته‌کننده تبدیل شود. وضعیتی را تصور کنید که با یکی از همکاران رابطه کاری خوبی دارید، به نظرات یکدیگر اهمیت می‌دهید و می‌دانید که او به کیفیت کار و تأثیرش بر پروژه‌ها اهمیت می‌دهد. اگر در گذشته هم بازخورد داده‌اید و او بدون حالت تدافعی آن را پذیرفته و تغییرات را اعمال کرده است، در این موقعیت شما با فردی سر و کار دارید که به راحتی بازخورد را می‌پذیرد. در این حالت، نیازی به گفتگوهای طولانی نیست و می‌توانید به راحتی بازخورد دهید. اما بدیهی است همه افراد به راحتی بازخورد را نمی‌پذیرند. در آن موارد، مکالمه طولانی‌تری پیش رو دارید، اما از پیش نباید فرض کنید هر گفتگویی در این زمینه طولانی یا پیچیده است. اگر نکات ساده را در حین بازخورد رعایت کنید، احتمالاً مکالمه‌ای مختصر، کاربردی و سودمند خواهید داشت.
تصور کلیشه‌ای دوم: نیاز به بازخورد کامل و بی‌نقص
بسیاری از مدیران فکر می‌کنند بازخوردی که می‌دهند باید کامل و بی‌نقص باشد. بازخورد مدیریتی ترکیبی از مشاهدات عینی و نظرات شخصی است. این بدان معناست که زاویه دید کارمند ممکن است با دیدگاه شما متفاوت باشد؛ بنابراین بازخورد اولیه شما لزوماً کامل یا دقیق نیست. به همین دلیل، ارائه بازخورد را نباید مکالمه‌ای یک‌طرفه و قطعی بدانید. در این موارد، می‌توان گفتگوی دوطرفه‌ای داشت که در آن هر دو طرف نظرات و دیدگاه‌های خود را بیان کنند. این رویکرد به شما کمک می‌کند تا اطلاعات بیشتری کسب کنید، عکس‌العمل کارمند را بشنوید و در صورت نیاز بازخورد خود را اصلاح یا به‌روزرسانی کنید. بازخورد نهایی در نتیجه دقیق‌تر و سازنده‌تر خواهد بود. ممکن است جلسه برنامه‌ریزی شده ۳۰ دقیقه‌ای شما طولانی‌تر شود، اما هیچ اشکالی ندارد؛ مهم این است که بازخورد نهایی برای هر دو طرف مفیدتر باشد.
تصور کلیشه‌ای سوم: ترس از سوءتفاهم
بسیاری از مدیران نگرانند که ارائه بازخورد باعث سوءتفاهم شود. دغدغه بسیاری از مدیران در زمان بازخورد این است که کارکنان خود را غمگین یا عصبانی کنند. در واقع، این اضطراب از عکس‌العمل کارکنان، علت تأخیر یا امتناع از ارائه بازخورد سودمند، در موقع و مستقیم است. به همین دلیل بسیاری از کارکنان نمی‌دانند چه کار را به خوبی انجام داده‌اند، کجا نیاز به پیشرفت دارند، انتظارات از آن‌ها چیست و چگونه به آن برسند. به عنوان مدیر طبیعی است که نمی‌خواهید مرؤوسان را غمگین کنید، اما همان‌طور که گفتیم، عکس‌العمل‌ها و پاسخ‌های دیگران تا حد زیادی خارج از کنترل شماست. نحوه درک بازخورد توسط کارمند به عوامل زیادی مانند شخصیت، حالت روحی، تجارب زندگی، پیشینه فرهنگی و غیره بستگی دارد. شما می‌توانید با دقت در نحوه ارائه، بازخورد را سودمند و سازنده کنید، اما باید بدانید که کنترل کامل و همه‌جانبه بر آن ندارید.
بازخورد سازنده، رویکرد مدیران موفق
هر وقت تصمیم به ارائه بازخورد مدیریتی دارید، باید بدانید که این فرآیند ممکن است از یک مکالمه ساده طولانی‌تر باشد، چرا که بازخورد مسئله‌ای پیچیده و چندوجهی است. مخصوصاً در مواردی که مطمئن نیستید فرد مقابل بازخورد شما را به درستی درک کرده باشد. گاهی حتی خود شما هم مطمئن نیستید که دیدگاه طرف مقابل را به درستی فهمیده‌اید و می‌خواهید واقعاً به او گوش دهید. چون معمولاً در فضای بازخورد اختلاف نظر وجود دارد. در نهایت، بهتر است بدانید که بازخوردهای خوب از ابزارهای کلیدی برای پیشرفت در محیط‌های شغلی محسوب می‌شوند. اگر ترس‌ها و تصورات غلط درباره آن‌ها را کنار بگذاریم، می‌توانیم به بهبود عملکرد و ارتباطات خود امیدوار باشیم. بازخورد صحیح و سازنده، با تمرکز بر نقاط قوت و ارائه پیشنهادهای عملی، از رشد فردی و تیمی حمایت می‌کند. نتیجه می‌گیریم که رویکردی باز و صادقانه، می‌تواند بستر محیطی مثبت و سازنده را فراهم کند که در آن هر فرد فرصت شکوفایی و رشد دارد.
منبع: HBR
