تایم باکسینگ؛ تکنیک مدیریت زمان و تشکیل نظم شخصی

شما پرمشغله نیستید، فقط روش درست مدیریت زمان را نمی‌دانید و به همین خاطر روزهایتان شلوغ خواهد شد و زمان نمی‌کنید به همه کارهایتان برسید. تایم باکسینگ نوعی روش مدیریت زمان است که به شما برای تشکیل نظم شخصی و سازمان‌دهی برنامه‌هایتان پشتیبانی می‌کند. با تایم باکسینگ با اهمیت ترین کارهایی که باید هر روز انجام دهید، در برتری قرار می‌گیرند و می‌توانید اشکار کنید برای هر کار چه مقدار زمان صرف کرده‌اید. در این مقاله بازدید می‌کنیم تایم باکس چیست، چه مزیت‌هایی دارد و چطور باید از آن منفعت گیری کرد.

تایم باکسینگ چیست؟

تکنیک تایم باکسینگ یعنی زمان هر روز خود را به چند جعبه تقسیم کنید و هر جعبه وقتی را به انجام یک کار خاص تعلق دهید. در برنامه‌ریزی معمولی، شما فهرست کارهای روزمره‌تان را بدون تعیین زمان اغاز یا آخر آنها اشکار می‌کنید، اما برای منفعت گیری از تکنیک تایم باکس هر کار در یک جعبه وقتی قرار دارد، به این علت اشکار است که چه وقتی اغاز می‌بشود، چه مقدار طول می‌کشد و چه وقتی به آخر می‌رسد. در تایم باکس حتی می‌توانید محل انجام کارهایتان را نیز اشکار کنید.

هنگامی باکس‌های روزمره خود را تعیین کردید، باید به آنها متعهد بمانید و آنها را همانند جلسه‌های کاری در نظر بگیرید؛ در طول این جلسه باید روی کارتان تمرکز داشته باشید، آن را به تعویق نیندازید و کار فرد دیگر را با آن جانشین نکنید. اگر ملزوم است، در کنار تایم باکسینگ می‌توانید تکنیک‌های افزایش تمرکز را هم به کار ببرید تا منفعت‌وری‌تان افزایش یابد و بتوانید از وقتی که در طول روز دارید، به بهترین شکل منفعت گیری کنید.

چطور برای کارهای گوناگون زمان مناسب در نظر بگیریم؟

پیش از اغاز هر کار، اشکار کنید که نتیجه آن چیست و چه خروجی‌هایی باید داشته باشد تا کیفیت مدنظرتان اشکار بشود. سپس از آن اشکار کنید که تشکیل این خروجی‌ها چه مقدار طول می‌کشد و بر این مبنا، کار را در یک یا چند تایم باکس قرار دهید. کارهایی را که طول می‌کشند در چند تایم باکس با زمان مختصر‌تر قرار دهید تا از انجام آنها خسته نشوید.

با فرارسیدن موعد هر جعبه وقتی، کار را اغاز کنید و جوری پیش بروید که با آخر زمان جعبه، حتما کار شما هم همه شده باشد. وقتی که برای هر کار در نظر می‌گیرید نه باید آن‌قدر کم باشد که ناچار شوید آن را با عجله انجام دهید و استرس بگیرید و نه باید آن‌قدر زیاد باشد که بخشی از زمان‌تان را تلف کنید یا میانه کار، حواس خود را به مسائل دیگر پرت کنید.

مزایای منفعت گیری از تایم باکسینگ

اگر به منفعت گیری از این تکنیک متعهد بمانید، از این مزیت‌ها منفعت‌مند خواهید شد:

• هنگامی زمان انجام کاری برسد، ذهنتان را ناچار می‌کنید مشغول انجام همان کار بشود و دچار حواس‌پرتی نشوید.
• با ضمانت بدون قید و شرط به تایم باکس، نظم شخصی را یاد می‌گیرید.
• می‌دانید هنگامی در تایم باکس مشغول انجام یک کار اشکار هستید، هیچ کار فرد دیگر به جز آن ندارید و دیگر کارها را در تایم باکس‌های بعدی انجام می‌دهید. درنتیجه راحت‌تر تمرکز می‌کنید.
• می‌توانید بر کمال‌گرایی خود تسلط کنید و بیشتر از حد برای یک کار زمان نمی‌گذارید.
• مدیریت زمان ساده‌تر می‌بشود و کارهایتان را به‌موقع و با کیفیت مطلوب تحویل خواهید داد.
• با تایم باکسینگ می‌دانید هر کار چه مقدار طول می‌کشد و در طول روز چه کارهایی را باید انجام دهید. به این علت برنامه‌ریزی برایتان ساده‌تر می‌بشود.

درمان اهمال‌کاری با تایم باکسینگ

اهمال‌کاری یکی از با اهمیت ترین مشکلات افرادی است که نظم شخصی ندارند و کارهایشان را دقیقه ۹۰ انجام خواهند داد؛ تایم باکسینگ روشی مناسب برای درمان اهمال‌کاری است.

ذهن ما انسان‌ها هنگامی کاری را اغاز می‌کند، به جستوجو نقطه آخر آن می‌گردد. حتما برایتان پیش آمده است که مشغول تماشای یک فیلم یا سریال بوده‌اید و اواسط آن فهمید شده‌اید دوستش ندارید، اما فقط برای این که فکرتان دچار نماند، تا انتها آن را تماشا کرده‌اید. این قابلیت ذهن انسان کاربردهای سودمند هم دارد؛ برای مثال فقط کافی است کار معوقه خود را اغاز کنید، سپس ذهنتان دچار می‌بشود و تا آن را به آخر نرساند، رهایش نمی‌کند.

با منفعت گیری از تایم باکسینگ به خودتان یادآوری می‌کنید که زمان انجام کار معوقه فرا رسیده است و همین الان باید آن را اغاز کنید. یادتان نرود که ضمانت به اغاز و آخر جعبه‌های وقتی یکی از با اهمیت ترین قسمت‌های منفعت گیری از این تکنیک مدیریت زمان است. هنگامی کار را اغاز کردید، مقاومت اولیه ذهنتان از بین می‌رود و می‌توانید آن را تا انتها پیش ببرید.

اگر ماموریت معوقه‌تان طویل است، می‌توانید آن را به قسمت‌های کوچک‌تر تقسیم کنید و هر قسمت را در یک تایم باکس یک تا دوساعته به انجام برسانید.

پیشگیری از کمال‌گرایی با نوشتن تایم باکس

هر کاری به همان اندازه‌ای که برایش زمان می‌گذارید، طول می‌کشد؛ این قانون پارکینسون است. فکر کنید رئیستان برای کاری یک هفته به شما زمان داده است، اما یک دفعه با شما تماس می‌گیرد و می‌گوید باید کار را سه‌روزه تحویل دهید. شما این کار را انجام می‌دهید، نه؟ آیا حجم کارها تحول کرده است؟ خیر، تنها تغییری که اتفاق افتاده در ذهن شما است که به‌جای ۱ هفته، ۳ روز زمان برای پایان کار در نظر گرفته است.

هنگامی کاری را بدون این که محدودیت وقتی برای آخر آن در نظر بگیرید، اغاز می‌کنید، بذر شلوغی و بی‌نظمی کل روز را کاشته‌اید! در روبه رو هنگامی به انجام کار در زمان اشکار متعهد می‌مانید، دیگر فرصتی برای کمال‌گرایی سمی نخواهید داشت، چون باید آن را به‌موقع همه کنید و به جلسات مهمی برسید که با کارهای بعدی دارید! همان گونه که گفتیم، هر تایم باکس همانند یک جلسه کاری مهم است که باید در زمان دقیق و با تمرکز کامل برگزار بشود.

منفعت گیری از تایم باکسینگ در جلسات کاری

تا پیش از این جعبه‌های وقتی را به جلسات کاری تشبیه کردیم، اما در این قسمت توضیح می‌دهیم که تکنیک تایم باکسینگ واقعا برای منفعت‌وری جلسات کاری و سازمانی هم کاربرد دارد.

اگر به جلساتی که در سازمانتان برگزار خواهد شد دقت کنید، فهمید می‌شوید تعداد بسیاری از آنها فقط اتلاف زمان می باشند و خروجی خاصی ندارند، اما با منفعت گیری از تایم باکس می‌توانید جلسات را با بازدهی بیشتری پیش ببرید تا هم خروجی مطلوب بگیرید و هم زمان بسیاری تلف نکنید. برای هر جلسه کاری خود یک جعبه وقتی بسازید و موارد زیر را اشکار کنید:

• زمان اغاز جلسه؛
• زمان آخر جلسه؛
• کارهایی که باید در طول جلسه انجام بشود؛
• خروجی مطلوب جلسه.

تایم باکس را برای همه افرادی که قرار است در جلسه وجود داشته باشند، بفرستید. هنگامی جلسه محدودیت وقتی داشته باشد، افراد از سخن بگویید‌های بی نتیجه و اتلاف زمان خودداری می‌کنند و روی نوشته مهم متمرکز خواهد شد. برخی از جلسات احتمالا به ۱۵ دقیقه زمان نیاز داشته باشند؛ برای مثال هر روز صبح می‌توانید با تیم خود یک جلسه ۱۵دقیقه‌ای برای بازدید کارهای روز برگزار کنید. در این چنین جلساتی حتی نیاز به نشستن روی صندلی نخواهید داشت؛ فقط همه‌چیز را سریع مرور کنید و به سراغ تایم باکس‌هایتان بروید.

منفعت گیری از تکنیک تایم باکس در موبایل یا کامپیوتر

یکی از ساده‌ترین راه حلهای تایم باکسینگ منفعت گیری از آن در تلفن همراه یا کامپیوتر شخصی شما است. تقریبا اکثر تقویم‌های آنلاین این قابلیت را دارند، اما تقویم گوگل (Google Calendar) یکی از کاربردی‌ترین برنامه‌هایی است که با این روش کار می‌کند. تقویم گوگل روی حساب جیمیل شما ذخیره می‌بشود و در همه دستگاه‌های متصل به جیمیل در دسترس خواهد می بود. این اپلیکیشن در زمان اغاز یا آخر هر جعبه وقتی در تلفن همراهتان نوتیفیکیشن ارسال می‌کند. اگر امکان پذیر فهمید اعلان‌های تلفن همراهتان نشوید، برای اغاز و آخر هر تایم باکس زنگ هشدار تنظیم کنید تا حواستان پرت نشود و هر کاری را در زمان اشکار اغاز کنید و به آخر برسانید.

ترکیب تکنیک‌های پومودورو و تایم باکسینگ

تکنیک پومودورو یکی از راه حلهای مناسب برای افزایش تمرکز است. در پومودورو شما باید ۲۵ دقیقه متمرکز کارتان را انجام دهید، سپس ۵ دقیقه استراحت کنید؛ در زمان استراحت نیز بهتر است به‌جای رفتن سراغ تلفن همراه، تمرین‌های کششی انجام دهید یا مقداری در اتاق قدم بزنید. سپس از آن مجدد ۲۵ دقیقه مشغول کار شوید و ۵ دقیقه استراحت کنید. این کار را برای بار سوم و چهارم هم تکرار کنید، اما سپس از بار چهارم به‌جای ۵ دقیقه، ۲۰ تا ۳۰ دقیقه استراحت کنید.

با ترکیب تایم باکسینگ و پومودورو هر جعبه وقتی ۲۵ دقیقه است. به این علت هنگامی کاری را اغاز کردید، فقط ۲۵ دقیقه برای آن زمان بگذارید و قسمت بعدی آن را به جعبه وقتی بعدی منتقل کنید. با این کار ذهنتان به‌خاطر زمان مختصر کارها مقاومت کمتری مشخص می کند و به‌خاطر ضمانت به جعبه‌های وقتی، نظم شخصی را هم یاد می‌گیرد.

کلام آخر؛ جعبه‌های وقتی مرز بین لحظات شما می باشند

شما نمی‌توانید بدون داشتن پاسپورت و ویزا از مرز ایران خارج شوید و به کشورهای همسایه بروید؛ تایم باکسینگ هم باید همین قدر قانونمند باشد. هیچ کاری نباید قبل از وقتی که برایش تعیین شده است، اغاز بشود یا سپس از زمان تعیین‌شده به آخر برسد. هر کاری باید در تایم باکس اشکار انجام بشود و اگر زیاد تر طول کشید، باید تایم باکس فرد دیگر به آن تعلق اشکار کند.

در این مقاله توضیح دادیم تایم باکسینگ چیست و در چه مواردی سودمند است. تنها راز پیروزی در منفعت گیری از این تکنیک، ضمانت به روش منفعت گیری از آن است. اگر توانایی‌ای درمورد منفعت گیری از جعبه‌های وقتی دارید یا از متد فرد دیگر برای مدیریت زمان خود در طول روز منفعت گیری می‌کنید، در قسمت دیدگاه‌ها برای ما بنویسید.

برتری‌بندی کارها را بیاموزید تا در زمان کمتر، بهینه‌تر کار کنید.